BAGAIMANA ORGANISASI MENGELOLA KOMPETENSI SDM

BAGAIMANA ORGANISASI MENGELOLA KOMPETENSI SDM
Salah satu faktor penentu keberhasilan/kegagalan organisasi adalah faktor Sumber Daya Manusia (SDM). Keunggulan mutu bersaing suatu organisasi sangat ditentukan oleh mutu SDM-nya. Penanganan SDM harus dilakukan secara menyeluruh dalam kerangka sistem pengelolaan SDM yang bersifat strategis, integrated, interrelated dan unity. Organisasi sangat membutuhkan SDM yang kompeten, memiliki kompetensi tertentu yang dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan pelaksanaan pekerjaannya.
SDM dan Keunggulan Kompetitif
Sumber daya perusahaan terdiri dari aset tangible maupun aset intangible seperti kemampuan, proses organisasi, atribut-atribut perusahaan, informasi dan pengetahuan. Sumber daya manusia (SDM) merupakan sumber pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang terakumulasi dalam diri anggota organisasi. Kemampuannya ini terus diasah oleh perusahaan dari waktu ke waktu dan perusahaan terus mengembangkan keahliannya sebagai pilar perusahaan agar selalu memiliki keunggulan kompetitif.
Setiap langkah perusahaan untuk mengembangkan diri dapat dengan mudah ditiru oleh perusahaan lain sehingga tidak mungkin terus menerus dipertahankan sebagai competitive advantage. Sebaliknya, SDM merupakan sumber keunggulan kompetitif yang potensial karena kompetensi yang dimilikinya berupa intelektualitas, sifat, keterampilan, karakter personal, serta proses intelektual dan kognitif, tidak dapat ditiru oleh perusahaan lain. Tak ayal dalam lingkup industri tertentu yang lukratif dan kompetitif akan diwarnai dengan bajak-membajak SDM untuk memacu keunggulan kompetitif perusahaan.
Sangat pentingnya kontribusi SDM sebagai salah satu faktor pendukung kesuksesan perusahaan amat disadari oleh para pimpinan puncak organisasi. Sehingga perusahaan dituntut untuk melakukan pengembangan berkesinambungan terhadap kuantitas dan kualitas “stok” pengetahuan mereka melalui pelatihan kepada SDM atau merangsang SDM-nya agar “learning by doing” dalam sebuah semangat yang termaktub dalam learning organization. Membangun kemampuan SDM yang didasari oleh kapasitas perusahaan untuk mempertahankan karyawannya, merupakan langkah awal dalam penciptaan aset SDM startegis. Namun langkah awal tersebut tergantung pada proses organisasi untuk mencetak SDM yang kompeten dan kemampuan perusahaan untuk merekrut individu-individu terbaik.
Apa Itu Kompetensi SDM ?
Kompetensi bisa meliputi aspek pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku karyawan. Dalam arti luas, kompetensi akan terkait dengan strategi organisasi. Pengertian kompetensi juga dapat dipadukan dengan soft skill, hard skill, social skill dan mental skill. Soft skill menunjukkan intuisi, kepekaan SDM, hard skill mencerminkan pengetahuan dan keterampilan fisik SDM, social skill menunjukkan keterampilan dan hubungan social SDM, sementara mental skill menunjukkan mental SDM.
Kepedulian Organisasi terhadap Kompetensi SDM
Organisasi hidup di dalam lingkungan yang secara terus-menerus mempengaruhi keberadaan dan kelangsungan hidupnya. Untuk hal ini, organisasi haruslah senantiasa melakukan upaya-upaya yang dapat memperkokoh keberadaannya di dalam lingkungannya. Upaya yang dapat dilakukan salah satunya adalah dengan memberikan nilai tambah bagi lingkungannya melalui penyampaian berbagai output yang dihasilkan. Upaya ini hanya dimungkinkan jika organisasi memiliki SDM yang kompeten.
Sementara itu, kompetensi SDM yang ada di dalam organisasi tidaklah selalu sesuai dengan apa yang dituntut untuk keberhasilan sebuah pekerjaan. Tak dapat dipungkuri, ada juga organisasi yang cukup beruntung karena secara tidak sengaja memiliki SDM yang kompeten yang memiliki pengetahuan, keterampilan, sikap mental dan sosial yang sangat mendukung pengetahuan visi dan misi organisasi.
Tidak jarang pula organisasi memiliki SDM yang berasal dari berbagai macam sumber titipan yang seringkali merepotkan karena tidak dibarengi dengan keterampilan dan pengetahuan yang memadai. Atau, tuntutan perkembangan lingkungan tidak didukung dengan perkembangan kompetensi yang dihasilkan oleh institusi pendidikan sehingga selalu ada gap antara yang diharapkan dengan yang ada. Dengan demikian, organisasi mau tidak mau dituntut untuk dapat melakukan upaya sendiri dalam membangun kompetensi SDM-nya. Upaya ini secara kontiniu dilakukan mengingat situasi dan kondisi di dalam lingkungan senantiasa mengalami perubahan.
Pengelolaan Kompetensi SDM
Bicara mengenai pengelolaan kompetensi SDM, kita harus mencari tahu bagaimana kompetensi SDM ini dimulai dari segi perencanaan, pengorganisasian sampai dengan evaluasi.
Pertama, merencanakan kompetensi SDM. Pada tahap ini, organisasi harus berpijak dari visi dan misi perusahaan, yang kemudian diterjemahkan ke dalam strategi fungsional yang ada. Maksudnya, visi dan misi ini diterjemahkan ke dalam strategi pengelolaan SDM-nya, yang kemudian diterjemahkan menjadi tuntutan kompetensi SDM yang harus dipenuhi.
Misalnya organisasi mempunyai visi untuk menjadi sebuah perusahaan kelas dunia, maka dalam strategi SDM-nya haruslah mendukung pengembangan kompetensi yang dapat membantu pencapaian visi menjadi kelas dunia . Mulai dari penerimaan karyawan baru, harus dibarengi dengan seperangkat persyaratan yang dapat membantu tersedianya SDM dengan kualitas kelas dunia.
Program-program pengembangan SDM-nya juga harus mencerminkan arah strategi tersedianya SDM berkualitas. Sistem kompensasi, karier, dan pemeliharaan SDM pun semuanya haruslah mencerminkan arah strategi perusahaan.
Selanjutnya, kompetensi SDM dipetakan agar lebih mudah dalam pengelolaannya. Pemetaan kompetensi ini akan merupakan rancangan kompetensi yang ingin dibangun organisasi, baik yang merupakan kompetensi inti maupun kompetensi pendukungnya.
Kedua, pengorganisasian kompetensi SDM. Setelah pemetaan kompetensi diketahui, organisasi harus melakukan pengelompokan atas kompetensi tersebut. Pengelompokan dilakukan melalui penentuan bidang-bidang kompetensi inti yang merupakan tonggak organisasi, maupun bidang kompetensi pendukung.
Ketiga, pengembangan kompetensi. Upaya ini dilakukan dengan melakukan penilaian terhadap kompetensi yang saat ini telah dimiliki oleh SDM yang ada. Kemudian dibandingkan dengan pemetaan kompetensi yang telah dibuat, sehingga akan dapat diketahui gap antara kompetensi yang seharusnya dimiliki dengan yang diharapkan. Berangkat dari kondisi ini, selanjutnya organisasi melakukan berbagai upaya pembangunan dan pengembangan kompetensi SDM sehingga peta kompetensi tadi dapat terisi dengan baik.
Keempat, organisasi melakukan evaluasi terhadap kompetensi yang sudah dibangun dan dikembangkan tadi, untuk mengetahui sejauh mana upaya yang dilakukan telah mencapai peta kompetensi yang disusun. Upaya evaluasi harus senantiasa memperhatikan perkembangan situasi yang ada sehingga apabila diperlukan, organisasi harus juga melakukan berbagai penyesuaian baik terhadap peta kompetensi maupun program pengembangan kompetensinya.
Manajemen SDM berbasis kompetensi merupakan salah satu konsep manajemen SDM yang mengaitkan aktivitas SDM di dalam organisasi dengan kompetensi inti/dasar yang akan diunggulkan. Berdasarkan peta kompetensi, selanjutnya organisasi menggunakan peta tersebut sebagai dasar dalam berbagai keputusan SDM-nya. Mulai dari pelaksanaan pengadaan SDM, dimana penentuan persyaratan dan prosedur seleksi karyawan dijadikan dasar kompetensinya. Program sosialisasi, pelatihan dan pengembangan SDM dilakukan dalam rangka pembangunan kompetensi SDM. Penentuan arah karir, pengelolaan kinerja dan kompensasi yang diberikan juga berdasarkan pada kompetensi yang dimiliki.
Ada beberapa manfaat yang dapat diterima dengan dimilikinya peta kompetensi, yaitu :
1. Organisasi mengetahui SDM mana yang siap untuk mengisi posisi tertentu yang sesuai dengan kompetensi yang dituntut dan bagaimana cara untuk menarik atau menyeleksi calon, baik dari dalam perusahaan maupun dari luar.
2. Organisasi mengetahui arah pengembangan SDM-nya, bukan hanya sekedar ikut-ikutan trend mode pengembangan SDM yang ada, tetapi benar-benar mengembangkan SDM sesuai dengan kebutuhan kompetensinya.
3. Organisasi lebih adil dalam memberikan kompensasinya.
4. Organisasi dapat menyusun perencanaan karir yang lebih pasti bagi karyawannya.
5. Organisasi lebih adil dalam menilai kinerja karyawan.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa mengelola kompetensi SDM dapat merupakan solusi proaktif dalam menangani persoalan SDM, sehingga harus dibangun serta dikembangkan secara kontinu. Prakteknya tergantung pada organisasi itu sendiri apakah mau terus berkembang di dalam lingkungannya atau punah karena tidak dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya. (Iwan Hanafi, ST – 3.12)
Operational Excellence (OPEX)
EFISIENSI: MAKNANYA SECARA SEDERHANA
Bagi Anda yang berkecimpung di dunia usaha, kata-kata ‘efisiensi’ dan ‘tertib administrasi’ tentulah bukan hal yang terdengar asing lagi. Kedua hal tersebut jika dapat diterapkan dengan sungguh-sungguh, tentulah akan banyak memberikan keuntungan. Bukan saja bagi diri Anda dan usaha Anda. Namun juga tanpa Anda sadari, manfaatnya akan luar biasa besar bagi sekeliling Anda.
Apalagi jika kedua hal itu dilaksanakan secara beriringan dan berkesinambungan. Diyakini akan banyak tenaga, waktu dan uang yang dapat dihemat. Contohnya saja jika Anda akan melakukan sesuatu tanpa persiapan, asal-asalan, dan tidak didukung data atau dokumentasi yang akurat, pasti akan banyak timbul hal-hal yang merugikan Anda.
Tahun 2006 ini Direksi PTPN III telah mencanangkannya sebagai tahun efisiensi dan tertib administrasi. Tentunya kedua istilah ini sudah tidak asing lagi kita dengar. Namun bagaimana sesungguhnya implementasinya dalam kehidupan sehari-hari, utamanya di dunia kerja? Untuk mencoba memahaminya, tidak ada salahnya jika Anda merenung-renung sejenak, pernahkah Anda melakukan sesuatu yang dikerjakan dengan kurang persiapan dan asal-asalan, entah itu karena lupa atau Anda tidak punya cukup waktu untuk mempersiapkannya? Padahal tanpa Anda sadari, dengan menerapkan prinsip efisiensi yang baik, pekerjaan itu bisa dilakukan dengan baik sehingga menghemat tenaga, waktu dan uang alias mencegah pemborosan. Nah, itulah efisiensi dalam bahasa yang sederhana. Namun tahukah Anda bahwa sesungguhnya prinsip efisiensi memiliki banyak sekali sisi yang bisa dipraktekkan dalam perilaku sehari-hari?
Efisiensi dapat berarti membuat perencanaan yang matang. Artinya orang yang membuat perencanaan dengan teliti dan cermat, akan punya keuntungan yang lebih besar dibandingkan dengan mereka yang mengerjakan sesuatu secara terburu-buru. Demikian juga jika Anda belum pernah melakukan sesuatu hal sebelumnya, perencanaan yang matang amat dibutuhkan agar apa yang Anda dapat bisa sesuai dengan apa yang Anda inginkan. Itulah efisiensi.
Namun efisiensi tidak hanya bermakna membuat perencanaan saja, tetapi juga dalam berpikir. Misalnya seorang supir mungkin telah merencanakan rute yang akan ditempuhnya. Tapi apakah ia telah berpikir lebih dahulu soal rute yang akan ditempuh? Apakah ia membandingkan dengan seksama waktu, biaya dan energi yang dibutuhkan pada beberapa rute? Mungkin ada rute tertentu yang walaupun berjarak pendek, namun lalu lintasnya ramai dan aspalnya rusak. Dengan begitu rute tersebut menjadi tidak ekonomis lantaran lebih banyak memakan waktu dan berbahaya. Jadi efisiensi bukan hanya membuat perencanaan yang tepat, tetapi juga memperhitungkan kemungkinan kejadian yang tak terduga.
Efisiensi juga bisa berarti tidak menunda-nunda pekerjaan. Makna efisiensi yang satu ini bisa dikaitkan sekaligus dengan tertib administrasi. Membereskan administrasi sesegera mungkin akan
dapat mencegah timbulnya hal-hal atau masalah yang tidak diinginkan di kemudian hari. Artinya, tertib administrasi dapat dijadikan sebagai bagian dari penyelesaian suatu masalah, karena dengan adanya tertib administrasi, bisa dibilang 50% permasalahan itu telah terselesaikan.
Efisiensi juga bisa dikaitkan dengan kebiasaan menaruh barang di tempat yang patut dan mudah dijangkau. Ini akan membantu Anda untuk menemukan barang tersebut dengan cepat dan mudah. Juga dapat menghindarkan Anda dari kemungkinan yang memalukan karena telah menuduh orang yang sama sekali tidak bersalah. Nah, dalam administrasi kantor, makna efisiensi yang satu ini bisa diterapkan sejalan dengan tertib administrasi. Artinya surat-surat yang masuk dan keluar, data-data pendukung dan dokumen-dokumen penting lain telah diarsipkan dengan baik, sehingga dapat ditemukan dengan cepat bila dibutuhkan. Juga membuat sistem keamanan yang baik, untuk mencegah dokumen dan surat-surat penting lainnya jatuh ke tangan orang yang tidak tepat.
Selanjutnya, ungkapan waktu adalah uang juga menunjukkan pentingnya efisiensi waktu. Gagasan bahwa waktu itu amat berharga, tidak pernah keliru. Karena itu dalam penerapannya, jangan pernah membuang waktu untuk hal-hal yang tidak berguna. Lakukanlah sesuatu yang bisa memberikan manfaat positif bagi Anda untuk saat ini dan di masa yang akan datang.
Cara lain mengefisiensi waktu adalah mengerjakan sesuatu sekaligus sampai selesai. Cobalah untuk mengkombinasikan tujuan yang kurang produktif dengan yang lebih produktif. Misalnya ketika sedang menunggu di tempat praktek dokter atau di manapun, kegiatan pasif ini dapat menjadi aktif dengan membaca sesuatu yang bermanfaat. Ini tentu menghemat waktu dibandingkan jika Anda menggunakan waktu khusus untuk membacanya. Selain itu, pertimbangkan juga tugas-tugas yang akan Anda lakukan, dan tentukanlah cara terbaik untuk dapat melaksanakannya. Bawalah selalu buku catatan untuk mencatat gagasan apa saja yang tiba-tiba muncul. Namun Anda juga perlu berhati-hati. Karena melakukan dua hal sekaligus memang efisien, tetapi itu tidak mudah dan hasilnya juga tidak selalu baik.
Nah, dengan mencoba menerapkan prinsip-prinsip efisiensi di atas, percayalah akan banyak dana, tenaga dan waktu yang dihemat. Apalagi jika efisiensi dipadukan dengan tertib administrasi, maka akan dapat tergambarkan secara jelas biaya-biaya dan sumber daya yang akan dan telah dikeluarkan untuk menangani atau menyelesaikan suatu pekerjaan, dan juga nilai penerimaan atau manfaat yang dapat diperoleh. Kalau sudah begitu, selanjutnya teliti kembali perubahan apa yang perlu Anda buat untuk menjadi lebih efisien. Jangan takut mengubah cara Anda dalam melakukan suatu pekerjaan. Tentu saja jika Anda bekerja dalam suatu perusahaan dan berada di bawah koordinasi atasan, akan lebih bijaksana jika dibahas bersama dengannya. Apalagi jika itu merupakan perubahan yang besar dalam kebiasaan kerja di perusahaan Anda. Karena seringkali apa yang Anda pikir itu efisien, ternyata malah memberikan dampak sebaliknya terutama bagi perusahaan.
Hal lain yang sangat penting dalam efisiensi adalah keseimbangan. Jangan menjadi orang yang serba sempurna, merasa jengkel tiap kali ada waktu atau tenaga yang terbuang. Hal ini dapat merugikan kesehatan Anda dan pasti akan mengurangi keriangan Anda dan orang-orang di sekitar
Anda. Tidak ada gunanya suatu tugas dilakukan dengan efisien jika tanpa ada kehangatan dalam kehidupan.
Bila Anda bekerja bersama orang lain, ingatlah tidak semua orang dapat mengembangkan tingkat efisiensi yang sama. Untuk jangka panjang, seorang karyawan yang penuh sukacita walaupun agak kurang efisien, akan lebih dapat diandalkan daripada pekerja yang amat sangat efisien namun mengerjakan tugas dengan terpaksa, tanpa keriangan, hanya seperti sebuah mesin.
Jadi, efisiensi ada tempatnya. Janganlah menjadi budak efisiensi, tetapi biarlah efisiensi menjadi budak Anda. Selamat menyambut tahun 2006 ini dengan efisiensi dan tertib administrasi. (Muthia Triwahyuni – 3.12)

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s